Un factor inequívoco de la condición de una Administración es la calidad de sus archivos, pues éstos son la expresión material más clara y el más firme sustento de su actuación; facilitan la toma de decisiones de los funcionarios/ejecutivos, y resguardan la materia prima del acceso a la información pública. Además, en su fase histórica representan una fuente importante para llevar a cabo trabajos de investigación.

Para garantizar el adecuado manejo de la documentación producida y recibida por la administración pública o privada en el ejercicio de sus funciones, aumentar la eficiencia de la misma y reducir los costos de operación, es necesario crear un sistema de administración de documentos que regule la producción, circulación, acceso, uso, control, conservación, preservación y difusión de los testimonios documentales.