Los archivos organizados (clasificados y ordenados) facilitan la toma de decisiones de los funcionarios/ejecutivos, resguardan la memoria de la administración; además, en el caso de archivos gubernamentales ayudan a proporcionar respuesta oportuna a las solicitudes de información pública de acuerdo con las LEYES DE TRANSPARENCIA.

La organización (clasificación y ordenación) de los archivos permite el control de la documentación y su manejo eficaz, así como la rápida recuperación de la información, ya sea ésta de: