El Catálogo de disposición documental es la herramienta clave para llevar a cabo la valoración de los documentos, pues contiene los plazos de conservación que afectan a cada una de las series durante su ciclo vital. En el catálogo se fijan los periodos de conservación en la fase de actividad-trámite y semiactividad-concentración y la disposición de la documentación al alcanzar la fase de inactividad (ya sea de transferencia al archivo histórico o de eliminación total o parcial de la serie) [1].

La elaboración del Catálogo de disposición documental, recae en la comisión de valoración, en la que deberán estar representadas las entidades que generaron la documentación a valorar, mientras que la aprobación del catálogo como tal, queda en manos del órgano de dirección a la que está adscrito el archivo.

Para la elaboración del Catálogo es necesario:

• Cumplir con la legislación y demás disposiciones vigentes que inciden en la conservación de los documentos.
• Identificar las series (ver el artículo La Valoración de los documentos, III), incluyendo los documentos en soportes electrónicos que también serán identificados y valorados.

El Catálogo de disposición documental debe estar constituido como mínimo por:

parte introductoria y presentación en donde se expresarán los datos necesarios para identificar la entidad titular de la documentación, información acerca del proceso de creación del Catálogo indicando las reglas que han sido elaboradas por la comisión de valoración, la fecha y órgano de dirección que aprobó el Catálogo y breves instrucciones de utilización del mismo, en donde se incluya el significado de los códigos empleados, un glosario donde se recoja la terminología y la definición de los conceptos esenciales, si es necesaria una explicación más detallada se puede elaborar un manual para el usuario.

• reglas de conservación. En esta parte se recopilan todas las reglas de conservación tal y como han sido establecidas por la comisión de valoración y aprobadas por las unidades administrativas generadoras de la documentación.
• índices y anexos del Catálogo. Se elaborará un índice alfabético por unidades administrativas y nombre de series, y se anexaran los diferentes formatos a utilizar durante las transferencias y eliminaciones.
• cuadro de clasificación. Es conveniente anexar el cuadro de clasificación (este tema se abordará en esta página web en el número noviembre-diciembre, 2004).
• se anotará si la documentación de acuerdo con la Ley tiene restricciones para su consulta.

La prescripción más importante dentro del Catálogo es la fijación de los periodos y la disposición final de los documentos[2] :

• en primer lugar se indicará el periodo de conservación durante la fase de actividad. Es decir, se deberá indicar el plazo temporal que la documentación va a permanecer en los archivos de trámite (por encontrarse en uso o para satisfacer necesidades administrativas o legales). A continuación, se determinará el periodo que debe permanecer la documentación en el archivo de concentración (semiactividad), dado que puede ser utilizada de forma ocasional con un fin administrativo o porque así lo establece alguna disposición normativa. La indicación de los periodos temporales se expresará generalmente en años.

En cuanto a la disposición de los documentos al alcanzar la inactividad, la valoración puede prescribir tres actuaciones[3] :

• conservación total y permanente. Se expresará mediante la letra “C” mayúscula, esta disposición tiene como consecuencia la transferencia de la documentación a un archivo histórico para su conservación indefinida.
• destrucción total. Cuando se concluye que los documentos no tienen ningún valor que los haga susceptibles de ser conservados ni tampoco reúnen las condiciones que recomendaría una conservación parcial, se registra con la letra “D” mayúscula.
• muestreo. Opción intermedia que permite conservar una parte de la documentación que se eliminará. Se elige aplicando alguna de las técnicas de muestreo y se indica con la letra “M y un asterisco “M*”, el asterisco remitirá a una nota en donde se explica el tipo de muestreo recomendado.

Cuando la determinación de los periodos temporales de permanencia en los archivos de gestión o trámite no se pueda expresar mediante plazos cerrados se sugieren los siguientes códigos de observancia internacional:

• 888, se utilizará para expresar que la documentación se conservará en el archivo de trámite hasta que termine la actividad (el trámite).
• 999 se utilizará para indicar que la documentación se conservará en el archivo de trámite hasta que sea sustituida por una nueva versión.
El guión largo (—) se utilizará para indicar un periodo cero. Se emplea exclusivamente para la fase de semiactividad, para indicar que el documento pasa directamente de la actividad a la inactividad.

La responsabilidad de la aplicación del Catálogo recae sobre múltiples organismos de la institución, tales como: unidades administrativas, archivo de trámite, de concentración e histórico. La documentación en atención a los periodos señalados en el Catálogo debe ser transferida transcurrido el plazo marcado para su etapa activa, así como para su fase semiactiva y aquella documentación que alcanza el estado de inactividad y que careciendo de valor secundario debe ser destruida. Los procesos de eliminación se deben llevar a cabo en las unidades administrativas y en los depósitos de documentos semiactivos (archivos de concentración). Toda documentación a eliminar debe registrarse previamente[4] .
 

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
(NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN)
                                                                                           PÁGINA_____

FONDO
SECCIÓN

Las transferencias

De acuerdo con las propuestas en materia de valoración aprobadas en el Catálogo de disposición documental, cada centro de archivo, independientemente de la fase documental que represente: fase de actividad (archivo de trámite) o de semiactividad (archivo de concentración), debe asumir la circulación de la documentación, informando al archivo receptor de los documentos a transferir según las fechas determinadas por el archivo emisor.

La transferencia exige una programación de las actividades en ambos archivos emisor-receptor; en el primero para preparar y disponer la documentación, así como para elaborar los registros correspondientes y realizar los cambios necesarios en sus instrumentos de control y de descripción; en el segundo para recibir la documentación, cotejar con el registro de entrega, instalar la documentación en sus depósitos y modificar sus instrumentos de control.

El archivo o las unidades administrativas según sea el caso debe programar las transferencias de acuerdo con lo dispuesto en el Catálogo de disposición documental. Antes de realizar las transferencias se procederá a la preparación de los documentos, comprobando:

1. que la documentación se encuentra en expedientes individualizados de manera que reflejen el trámite que contienen.
2. que cada expediente esté completo y no falte ningún documento.
3. que se haya realizado el expurgo, eliminado aquellos documentos sin firma, contra-recibos, copias de nóminas, vales de mercancía, contraseñas de los usuarios (credenciales), solicitudes de audiencia, recados telefónicos; registros de correspondencia, de llamadas telefónicas; tarjetas de presentación y cartas de recomendación, acuses de recibo, resguardos, listas de asistencia, invitaciones, felicitaciones personales; tarjetas informativas, de recordatorio; información de acontecimientos luctuosos o cívicos, tarjetas navideñas, instrucciones internas, hojas y tarjetas en blanco, formatos y papel que no contengan alguna inscripción. Eliminar además, las grapas, clips, broches, ligas, carpetas de plástico y todos aquellos elementos que pueden ser perjudiciales para la conservación del papel.

Los expedientes una vez revisados, se introducirán en cajas tratando que no queden ni excesivamente llenas ni vacías. Debe procurarse que un expediente no quede dividido en dos cajas. Las cajas deberán ser numeradas para facilitar su localización y esta numeración deberá anotarse en la relación de entrega. Será obligatorio enviar junto a la documentación todos los instrumentos de consulta elaborados por el archivo remitente (índices, guías, inventarios, etcétera) relativos a la documentación que se remite, y deberán ser anotados a su vez en la relación de entrega (también conocida como registro de entrega, transferencia o registro de salida).

Inventario de transferencia/relación de entrega
Todas las transferencias y en general todos los movimientos dentro de los diferentes archivos deberán estar documentadas. El Inventario de transferencia/relación de entrega sirve para el control de la documentación durante

El Inventario/relación de entrega como mínimo contendrá:

1. número de transferencia (asignado por el archivo receptor)
2. número de páginas, señalando también en cada una de ellas el total de las mismas (por ejemplo 1/24, 2/24 ...,
19/24..., 24/24)
3. fecha de realización de la transferencia
4. dirección general a la que pertenece
5. estructura jerárquica a la que pertenece (subdirección, departamento, etcétera)
6. nombre y teléfono del responsable de los documentos que se transfieren
7. denominación de la serie
8. código del cuadro de clasificación que corresponde a la serie transferida
9. número de regla de conservación
10. número consecutivo
11. nombre del expediente
12. fechas extremas de cada expediente
13. fecha prevista para el próximo tratamiento de la documentación.
14. disposición: tratamiento que corresponde realizar a la documentación de acuerdo con la regla de conservación,
(T) transferencia, (D) destrucción o (M) muestreo.
15. signatura topográfica (será asignada por el archivo destinatario).
16. observaciones
17. firma, nombre y apellidos del responsable de la documentación que se transfiere.
18. firma, nombre y apellidos del responsable del archivo destinatario de la documentación que se transfiere.

INVENTARIO DE TRANSFERENCIA/RELACIÓN DE ENTREGA
NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN

Número de transferencia:                                                                                                            Hoja número:

Fecha:

**Signatura topográfica (será asignada por el archivo destinatario).
 
Eliminación de documentos
Las eliminaciones se llevan a cabo en los archivos de trámite y de concentración, siguiendo las pautas del Catálogo, y éstas pueden ser totales o parciales. En ambos casos se elaborará un registro de eliminaciones, se determinará el sistema de destrucción y se levantará un acta de la misma.

En el acta de eliminación se consignará el nombre de la serie, el organismo productor de la documentación, el código de clasificación, las fechas extremas, el volumen en cajas o metros lineales, el número de regla que dispone la eliminación y el método que se empleará para la destrucción de la documentación así como la fecha de destrucción de los documentos, cargo, nombre y apellido del responsable de la eliminación y de su jefe inmediato superior.


 

ACTA DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
NOMBRE DE LA DEPENDENCIA
(lugar y fecha)

De acuerdo con lo establecido en el Catálogo de disposición documental de (nombre de la dependencia), se procede a la eliminación de la siguiente documentación: